In Kas biedt meer duidelijkheid

Privacy Statement

U geeft een belangrijk deel van uw bedrijfsvoering aan ons uit handen. Om dit mogelijk te maken, verstrekt u persoonsgegevens aan ons van u zelf of van uw debiteur. Bijvoorbeeld als u stukken naar ons opstuurt, als u ons belt, e-mailt, een brief schrijft, als u langskomt of een adviseur spreekt. Wij vinden het daarom belangrijk dat u weet dat u erop kunt vertrouwen dat wij zorgvuldig en vertrouwelijk met uw (persoons)gegevens en/of van uw debiteur(en) omgaan. In deze verklaring geven wij u toelichting en leggen wij uit hoe wij dit precies doen.

Wat zijn persoonsgegevens?

Een persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn. Voorbeelden van persoonsgegevens zijn: uw naam, adres en woonplaats. Ook uw telefoonnummer en postcodes met huisnummer zijn persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam en achternaam
• Functie
• Bedrijfsnaam
• Contact- en factuuradres
• E-mailadres
• Geboortedatum
• Geslacht
• Financiële gegevens (voor de uitvoering van de dienst en/of facturatie)
• Facturen van uw debiteur, als ook de contactgegevens van uw debiteur
• Overeenkomst met uw debiteur
• Eventuele stukken ter onderbouwing van uw vordering op de debiteur voor het starten van een procedure.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van onze klanten en bezoekers (van onze website). Dit is een onderdeel van onze bedrijfsvoering. Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw werknemers aan ons doorgeeft, dan bent u verplicht om uw werknemers hierover te informeren. Daarnaast verwerken we persoonsgegevens van uw debiteuren. Deze gegevens krijgen we van u als onze klant (of u nou een natuurlijk persoon bent of een bedrijf) en vullen we eventueel aan met opgevraagde informatie uit registers, zoals het Handelsregister, Insolventieregister of BKR-register.

De verwerking vindt plaats op basis van een van de volgende grondslagen:

a) de verwerking is noodzakelijk voor het aangaan en de uitvoering van de overeenkomst tussen u en In-Kas;
b) de verwerking is noodzakelijk voor het voldoen aan een wettelijke verplichting
c) toestemming.

Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt heeft, zullen slechts voor de volgende doeleinden worden verwerkt:

• Het adviseren en uitvoeren van een incassoprocedure;
• Het verzorgen van debiteurenbeheer;
• Het afgesproken werk zo goed, efficiënt en effectief mogelijk te doen;
• Voor het opnemen van contact met u, ten behoeve van onze dienstverlening;
• Het toezenden van een nieuwsbrief;
• Voor onze marketingdoeleinden om het incassoproces en/of het debiteurenbeheer te optimaliseren.

Wij gebruiken de persoonsgegevens alleen voor deze doelen en geven de persoonsgegevens zonder uw toestemming of een andere grondslag nooit door aan derden. Als wij de gegevens wel met toestemming of een andere grondslag door mogen geven, dan leggen wij de derde dezelfde beschermings- en beveiligingsmaatregelen op als die wij zelf hanteren.

Hoe gaan wij met uw persoonsgegevens om?

Bij de verwerking van persoonsgegevens houdt Collect 1 zich aan de regels die privacywetgeving voorschrijft. Dit houdt in dat wij alleen persoonsgegevens verzamelen en verwerken als daar een grondslag en een doel voor is. Alleen de persoonsgegevens die nodig zijn worden verzamelt en de persoonsgegevens worden vervolgens alleen voor dat specifieke doel verwerkt. Wij houden daarbij de aard van de persoonsgegevens in het oog en stemmen daarop een passend technisch en organisatorisch niveau van beveiliging af. U kunt er dus van uitgaan dat wij zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk met persoonsgegevens omgaan.

Geheimhouding

De dienstverlening van Collect 1 maakt het noodzakelijk dat onze werknemers toegang hebben tot uw persoonsgegevens. Om ook hier de bescherming van uw persoonsgegevens te waarborgen, hebben al onze werknemers een geheimhoudingsverklaring ondertekend. Hiermee leggen wij aan onze werknemer op dat zij uw persoonsgegevens absoluut geheim houden en dat zij zorgvuldig omgaan met de gegevens die u ons toevertrouwt. Belangrijk is nog wel om te weten, dat alleen geautoriseerd personeel uw gegevens verwerken mag.

Inzage en correctie van uw gegevens

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens van u, maar deze gegevens blijven natuurlijk wel van u. Daarom bieden wij u altijd de mogelijkheid om in te zien welke gegevens wij van u hebben. Als de informatie onjuist is, kunt u verzoeken deze aan te passen. Een verzoeken om inzage of correctie van uw gegevens kunt u richten aan het volgende e-mailadres: info@in-kas-intermediair.nl. Hier kunt u ook terecht met vragen over dit Privacy Statement.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij de gegevens van u hebben verkregen. De criteria om de bewaartermijn van uw persoonsgegevens te bepalen zijn: (a) de duur van de overeenkomst met In)_kas (b) het bestaan van een wettelijke bewaarverplichting of -termijn of (c) het bestaan van een (potentiële) claim of geschil in verband waarmee de gegevens bewaard zouden moeten worden.

Wijzigingen

In-Kas behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit Privacy Statement. Wij raden u dan ook aan om met enige regelmaat te kijken of hierin iets is aangepast.

Mocht u vragen hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens door de organisatie of wenst u gebruik te maken van een van de bovenstaande rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, dan kunt u altijd contact opnemen met ons via info@in-kas-intermediair.nl.

ONZE COMPLETE DIENSTVERLENING

Dagvaardingen

Een incassopartner, jurist of advocaat adviseren vaak dat het kosten baten niet interessant is om te dagvaarden en adviseren dan niet gerechtelijk te gaan.